RODO w działaności psychoterapeuty/psychologa/mentora/coacha

Pracując jako coach lub psycholog, każdego dnia dotykasz bardzo osobistych i wrażliwych kwestii swoich klientów. Wiem, że relacje, które budujesz, opierają się na zaufaniu. A fundamentem tego zaufania jest bezpieczeństwo informacji, którymi klienci się z Tobą dzielą.

Jakie dane osobowe są w centrum Twojej uwagi?

Zaczynając współpracę, najpierw zdobywasz podstawowe dane klienta: imię, nazwisko, kontakt telefoniczny czy e-mail. Potrzebujesz ich, żeby umówić sesję, przesłać materiały lub skontaktować się w nagłych wypadkach. Jednak prawdziwa istota Twojej pracy wymaga głębszego zanurzenia się w dane osobowe szczególnie chronione – informacje o zdrowiu psychicznym, traumach, leczeniu. Tego rodzaju informacje są szczególnie delikatne, dlatego wymagają specjalnego podejścia i ochrony.

Zgoda klienta – jasno, prosto i bezpiecznie

Twoim kluczowym obowiązkiem jest uzyskanie wyraźnej, świadomej zgody klienta na przetwarzanie jego danych wrażliwych. Możesz ją uzyskać pisemnie, przed pierwszym spotkaniem lub elektronicznie, np. za pomocą formularza online. Ważne, abyś pamiętał, że zgoda musi być konkretna i wyraźna – samo przekazanie informacji przez klienta nie oznacza automatycznej zgody.

Klauzule i dokumenty informacyjne – transparentność, która buduje zaufanie

Przejrzystość wobec klienta budujesz poprzez umieszczenie klauzul informacyjnych we wszystkich miejscach, gdzie zbierasz dane osobowe (formularze online, kontakt e-mailowy). Ważne jest, by klient wiedział, kto przetwarza jego dane, po co, na jakiej podstawie i jakie prawa mu przysługują.

Superwizja i szkolenia rozwojowe – bezpiecznie dzieląc się wiedzą

Jeżeli korzystasz z superwizji lub prowadzisz szkolenia zewnętrzne, musisz upewnić się, czy nie dochodzi do powierzenia danych osobowych innym podmiotom. Jeśli dochodzi – zawrzyj odpowiednie umowy powierzenia, informując przy tym klientów o takim działaniu. Jeśli rozmawiasz jedynie o anonimowych przypadkach – umowy nie będą konieczne.

Pracownicy i współpracownicy – wspólna odpowiedzialność

W miarę rozwoju działalności prawdopodobnie będziesz potrzebować wsparcia pracowników lub współpracowników. Pamiętaj, że osoby te powinny posiadać upoważnienia do przetwarzania danych, a wszyscy współpracownicy – umowy powierzenia. Zadbaj także o regularne szkolenia zespołu, które budują świadomość i odpowiedzialność za bezpieczeństwo informacji.

Czy muszę powoływać Inspektora Ochrony Danych (IOD)?

W przypadku standardowej działalności coachingowej czy psychologicznej zazwyczaj nie występuje obowiązek powołania IOD. Taki obowiązek pojawia się tylko wtedy, gdy Twoja działalność polega na przetwarzaniu danych na dużą skalę. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby taka osoba wspierała Twoją działalność, choć często właściwie przygotowana dokumentacja i wiedza są wystarczające.

Kompleksowa dokumentacja – fundament Twojego bezpieczeństwa

Wdrożenie przepisów o ochronie danych osobowych w praktyce oznacza znacznie więcej niż tylko politykę prywatności na stronie internetowej. To kompleksowy zestaw procedur, które zabezpieczają Ciebie i Twoich klientów na każdym kroku. Kluczowe dokumenty, które powinieneś mieć:

• Polityka bezpieczeństwa

• Rejestr czynności przetwarzania danych

• Umowy powierzenia danych osobowych

• Rejestr osób upoważnionych

• Procedury na wypadek naruszenia danych

• Instrukcja zarządzania systemem informatycznym

• Analiza ryzyka i środki bezpieczeństwa

Wszystkie te dokumenty razem tworzą spójną strukturę, która chroni Twoją działalność i buduje zaufanie klientów.

Kiedy coś pójdzie nie tak – reaguj odpowiedzialnie

Nawet najlepsze procedury mogą czasem zawieść. Ważne, byś był przygotowany na takie sytuacje. W przypadku naruszenia danych osobowych masz obowiązek analizy sytuacji oraz ewentualnego zgłoszenia incydentu do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin od wykrycia.

Ciągła aktualizacja i doskonalenie

Dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych to nie jednorazowy proces. Regularne przeglądy i aktualizacje są kluczowe dla Twojego bezpieczeństwa i spokoju. Zalecam roczny przegląd całego systemu ochrony danych, który pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.

Zadbaj o swój spokój – kompleksowe wsparcie dla Twojej branży

Jeśli wdrożenie ochrony danych osobowych wydaje Ci się przytłaczające, zapewniam Cię, że możesz z tym sobie świetnie poradzić – szczególnie z moją pomocą. Specjalnie przygotowany

zestaw dokumentów wraz z objaśnieniami pozwoli Ci krok po kroku zbudować solidny fundament bezpieczeństwa.

Twoi klienci powierzają Ci swoje najcenniejsze historie. Zasługują na gwarancję, że dane, które Ci powierzają, są całkowicie bezpieczne. Pozwól, że pomogę Ci stworzyć taki właśnie komfort dla Ciebie i Twoich klientów.